Her kan du se, hvordan du bliver leverandør til Helsingør Kommune og hvordan du tilmelder dig orienteringsmøder
Af journalist Henrik Malmgreen
”Det er tydeligt, at Helsingør Kommune ønsker et godt samarbejde med de lokale leverandører, og derfor er det glædeligt, at kommunen markant har øget den informative indsats over for blandt andre vores medlemmer”.
Sådan siger murermester David Nilsson, formand for Erhvervs & Industriforeningen for Helsingør og Omegn efter et informationsmøde i Toldkammeret for nylig. Her orienterede konstitueret kommunaldirektør Stine Johansen sammen med en stribe af det øvrige personale fra Helsingør Kommune nemlig om den proces, man skal igennem, for at blive leverandør til kommunen.
Disse parametre har kommunen fokus på
Uanset intentionerne for et godt lokalt samarbejde er der en række regler og formalia i enhver udbudsproces, som skal overholdes. Formålet med informationsmødet samt to yderligere leverandørmøder den 16. og 17. marts (se link nederst) – hvor der bliver mulighed for at gå ned i de procesmæssige detaljer – er derfor at informere bedst muligt om netop disse regler og formalia.
I princippet er en kommune en virksomhed som enhver anden, og derfor gjorde Stine Johansen det da også klart, at man naturligvis går op i, at indkøbsbetingelserne er så fordelagtige for kommunen som muligt. Derfor er fokus helt naturligt rettet mod parametrene kvalitet, tidsramme samt leverancesikkerhed og ikke mindst pris.
Ansvaret ligger i Udbud og Indkøb
Efter kommunaldirektørens indledning fortalte områdeleder Maria Mose Hansen fra Udbud og Indkøb med ansvar for bygge- og anlæg, varer og tjenesteydelser samt IT om de overordnede retningslinjer for den kommunale udbudsforretning. I Udbud og Indkøb har man grundlæggende det store overblik over de kommunale udbud – uden at man dog deltager i alle – lige som man løbende overvåger, at man ikke bare benytter sig af de indgåede aftaler, men også benytter dem korrekt.
Dertil kommer kontrol af, om man rent faktisk indkøber de rigtige ydelser og altså så at sige ikke lader sig friste af impulskøb. Endelig kontrollerer man naturligvis, at de aftalte prisrammer overholdes. Det kan lyde som selvfølgeligheder, men er immervæk en væsentlig del af hele udbudsverdenens natur, der altså indebærer såvel muligheder som forpligtelser for begge parter i udbuddet.
Hold dig orienteret på kommunens hjemmeside
I den forbindelse skal nævnes, at det som potentiel leverandør naturligvis er en god ting løbende at holde sig orienteret på kommunens hjemmeside, hvor det både er muligt at se alle aktuelle udbud, tilmelde sig en e-mail tjeneste, når nye udbud offentliggøres, samt ikke mindst læse om de regler, der skal overholdes i forbindelse med tilbudsgivning.
Kommunens udbudsafdeling er relativt ny og beskæftiger 1 områdeleder, 1 controller og 6 udbudskonsulenter med hver deres speciale. På mødet fik deltagerne mulighed for at lære dem at kende, og der lød i øvrigt flere opfordringer til at gøre flittig brug af disse konsulenter samt tage kontakt til dem, hvis man er i tvivl om retningslinjerne for et udbud.
Forskellige regler for forskellige udbud
Som nævnt vil der på de to møder i marts blive mulighed for virkelig at komme ned under huden på, hvorledes man afgiver et korrekt udbud, men for dem der måske mener, at det da ikke kan være så svært, giver vi her en lille smagsprøve på de faldgruber, man som tilbudsgiver skal være opmærksom på.
For det første er der forskellige regelsæt for bygge- og anlæg samt varer og tjenesteydelser. Næste regelopdeling sker alt efter prisrammen for udbuddet i kategorierne indkøbspolitik, tilbudslov, udbudsdirektiv eller offentlig licitation. Og så er der i øvrigt visse ydelser, som er helt eller delvist undtaget fra reglerne.
Undgå at blive kasseret på grund af en bagatel.
Håndtering af selve processen giver ligeledes anledning til en række overvejelser. Det tager tid at udarbejde et tilbud, og derfor er det ærgerligt, hvis det bliver kasseret på en mangel, der kan synes som en bagatel, men som i sidste ende betyder, at det ikke overholder formalia.
Ud over, at kommunen arbejder med en række forskellige udbudsformer, f.eks. offentligt og begrænset udbud, skal man generelt være klar over, hvorledes et tilbudsmateriale typisk skal være opbygget for at opfylde de gældende spilleregler. Men man skal også være klar over, at kommunen, alt efter hvilken fase det konkrete udbud er i, kan være underlagt begrænsninger i muligheden for at kommunikere med tilbudsgiverne.
To ufravigelige krav til tilbuddet
Mange tilbudsgivere er naturligvis interesseret i at vide, hvorledes kommunen har evalueret deres tilbud – især hvis de ikke har fået opgaven – og i den forbindelse kan nævnes, at kommunen netop vil prioritere denne fase med henblik på at gøre det nemmere at afgive et korrekt tilbud ved en senere lejlighed.
På de to informationsmøder i marts måned vil der desuden blive givet en række helt konkrete tips til, hvorledes man undgår at blive sorteret fra på grund af en fodfejl. Der vil således blive givet information om, hvorledes man vedlægger alle nødvendige bilag, hvorledes de udfyldes korrekt, udvælgelseskriterier samt ikke mindst det særdeles vigtige punkt, der hedder målretning af tilbud mod tildelingskriterier.
”Desuden skal man være klar over, at det er et ufravigeligt krav, at man opfylder udbuddets mindstekrav samt undgår at opstille forbehold i sit tilbud. Det er desværre fejl, vi ser og som betyder, at tilbud sorteres fra”, sagde Maria Mose Hansen.
Læs artiklen om, hvordan du bliver leverandør til Helsingør Kommune
